a cura di:
Service Training Department Royal Products Division, Litton Industries, Inc.
Testo tradotto dalla dispensa Office Machine Technical Manual di C. Leroy (Rocky) Jones, pubblicato da Rocky Jones Publications (1970).
Traduzione a cura di TypingArt. Le sottolineature nel testo sono quelle presenti nel testo originale.
INTRODUZIONE
Il seguente materiale è stato preparato per consentirti di progredire il più rapidamente possibile e diventare parte integrante del team del reparto assistenza. Man mano che le tue conoscenze aumentano, crescerà anche il tuo valore, così come la soddisfazione che potrai trarre dallo svolgere un lavoro migliore.
Il programma è adattato al tuo ritmo, ovvero puoi imparare alla velocità che sei in grado di sostenere. Il processo di apprendimento è tuo: i benefici che ne trarrai dipenderanno direttamente dall’impegno che ci metterai.
Quella che segue è una citazione diretta da un discorso tenuto dal sig. H. de Burgos, un membro di spicco del Team Vendite di Royal.
“In qualità di persona che ha venduto macchine da scrivere e gestito un ufficio per molti anni, voglio dire chiaramente a voi che avete scelto il settore dell’assistenza che noi del reparto vendite vi consideriamo una parte fondamentale della nostra attività. Mostratemi un buon reparto assistenza e, in genere, troverete un eccellente reparto vendite. Sembrano andare di pari passo. Noi del reparto vendite falliremmo, anche con i nostri ottimi prodotti, se non avessimo il sostegno e l’appoggio di un buon reparto assistenza.
Voi del reparto assistenza siete, di fatto, venditori. Il vostro aspetto, il modo in cui parlate a un cliente, il vostro atteggiamento e il vostro spirito di collaborazione possono avere, e hanno, un impatto sul cliente. Potete, con le vostre azioni e la vostra capacità di servire, creare una buona immagine della nostra azienda. Questo, a sua volta, contribuisce notevolmente a fidelizzare il cliente e aiuta il venditore a vendere più prodotti Royal. Quello che sto dicendo è che voi date un contributo alla crescita di questa grande organizzazione.
Posso dirvi, voi del reparto Assistenza, che potete creare un futuro brillante per voi stessi e le vostre famiglie.”
Per aiutarti in quel futuro… per prepararti ad affrontarlo… ti offriamo i seguenti suggerimenti pensati per aiutarti a migliorare le tue abitudini di studio e ad adattarti al tuo nuovo ambiente.
COME STUDIARE:
Imparare a diventare un buon tecnico dell’assistenza richiederà uno sforzo da parte tua. È importante iniziare e proseguire nella giusta direzione. Completare i compiti e consegnare le relazioni in tempo è un buon segno che sei interessato a progredire rapidamente.
Ricorda che ottenere la formazione richiesta per diventare un tecnico dell’assistenza è il tuo Obiettivo Principale ora.
ORGANIZZA IL TUO LAVORO:
Mentre stai acquisendo la formazione necessaria per diventare un buon tecnico dell’assistenza, ti sarà utile pianificare attentamente il tuo tempo. Ci sono quattro attività specifiche per le quali devi dedicare del tempo ogni giorno, perché non una quinta?
- Devi mangiare.
- Devi dormire.
- Devi dedicare del tempo alla cura personale.
- Devi andare al lavoro.
- Devi studiare.
Se ti imponi di studiare e ti attieni a questo impegno, rimarrai sorpreso di quanto velocemente diventerà un’abitudine e di quanto bene riuscirai a fare in un periodo di tempo molto breve.
La flessibilità è importante: il tuo programma dovrebbe adattarsi alle tue esigenze. Per ottenere la massima efficacia, le sessioni di studio dovrebbero durare circa 50 minuti. Se hai bisogno di studiare più a lungo, fai una pausa dopo circa 50 minuti, poi riprendi lo studio.
AMBIENTE DI STUDIO:
Trova un posto specifico per studiare. Se riesci a utilizzarlo esclusivamente come spazio di studio, presto lo assocerai allo studio. Dovrebbe essere un luogo dove puoi essere relativamente libero da interruzioni. La tua area di studio dovrebbe essere ben ventilata e non troppo calda, confortevole, ma non troppo. Assicurati di avere un’illuminazione adeguata.
CONCENTRAZIONE:
Inizia a studiare non appena ti siedi. Evita di sognare ad occhi aperti. Lavora intensamente mentre studi. Tieni la materia ben chiara davanti a te. Dimenticate tutto il resto. L’interesse è il miglior aiuto per concentrarsi.
Cerca di trovare collegamenti tra le nuove materie e i tuoi vecchi interessi. Leggi il più possibile sugli argomenti che ti interessano. Ricorda: più sai su un argomento, più diventa interessante. Esistono molti libri disponibili sulla meccanica. Chiedi al tuo responsabile dell’assistenza o al tuo istruttore se ha qualche libro in particolare che ha trovato interessante.
MEMORIZZAZIONE:
I nomi delle nuove materie, dei componenti o dei gruppi richiederanno un grande sforzo di memorizzazione. Se basi la tua memorizzazione sulla comprensione, avrai poche difficoltà a padroneggiare nuovi argomenti o nomi. Crea una varietà di associazioni tra i punti che desideri ricordare. Più ricca è l’associazione, migliore sarà la memoria. La semplice lettura della parola nel Manuale di Assistenza non ti aiuterà a ricordare. Pensa a ciò che stai cercando di imparare. Trova un interesse nell’argomento e lo memorizzerai con facilità.
Rivedi il materiale che vuoi ricordare e poi rivedilo di nuovo.
La ripetizione rafforza le associazioni. Più forti sono le associazioni tra le tue idee, migliore sarà la tua memoria. Il tuo corso di formazione avrà compiti di studio e intervalli per applicare le tue nuove conoscenze. Questo è un aiuto efficace per la memoria. Puoi applicare questo stesso principio alle tue sessioni di studio lasciando un intervallo tra i periodi di apprendimento.
AMPLIARE IL VOSTRO VOCABOLARIO:
Un buon vocabolario è uno strumento potente. Conoscere il nome di una particolare parte o di un gruppo vi farà guadagnare il rapido riconoscimento di chi impara in fretta. Imparare la nomenclatura corretta vi aiuterà a discutere delle parti e del funzionamento delle macchine con altri tecnici dell’assistenza. Il vostro vocabolario può essere ampliato sistematicamente dedicando un po’ di tempo e di impegno.
Ecco un metodo: procuratevi dei foglietti bianchi 3“ x 5”. Riservate una parte del vostro taccuino al vocabolario. Ogni volta che incontrate una parola o una parte che non conoscete, scrivetela nel taccuino. Quando ne avete elencate dieci o più, scrivetele su un foglietto 3“ x 5” separato. Sul retro, scrivete il significato della parola o una descrizione della parte. A volte uno schizzo può essere d’aiuto. Prova a usare la nuova parola in una frase. Porta le schede con te. Rivedi ogni scheda finché non avrai memorizzato il significato o non sarai in grado di riconoscere la parte. Presto sarai in grado di identificare le parole o le parti che devi effettivamente imparare e avrai ampliato il tuo vocabolario in modo pratico ma efficace.
STAMPA E ASPETTO PERSONALE:
Si dice che i primi secondi di una visita siano i più critici per il successo della stessa; che la prima impressione che il cliente ha del rappresentante del servizio abbia molto a che fare con la fiducia che riporrà nel tecnico. Come vedremo, un tecnico deve essere pronto a fare molto di più che dare una buona impressione iniziale, ma è sciocco sottovalutare l’importanza delle prime impressioni.
Probabilmente nessuno di noi si rende conto fino a che punto ci giudichiamo a vicenda sulla base di impressioni immediate. Che le nostre prime valutazioni su un individuo siano vere o meno, resta il fatto che le impressioni immediate si formano al primo incontro o alla prima volta che vediamo una persona, e queste sono di natura più duratura di quanto potremmo renderci conto o ammettere, specialmente se le due parti non si vedono troppo spesso, come nel rapporto tra un addetto all’assistenza e un cliente.
I rappresentanti del servizio clienti dovrebbero essere impeccabili nell’aspetto personale e nelle abitudini di cura di sé. Non stiamo parlando di completi da 150 dollari, cravatte da 10 dollari o scarpe da 40 dollari: a parte lo spreco di denaro in abiti di scarsa qualità e di breve durata, il prezzo che paghiamo per i vestiti non ha nulla a che vedere con la cura di sé e l’aspetto. Stiamo parlando di ordine e pulizia sotto ogni aspetto: rasatura fresca e “non incolta”; scarpe lucidate; capelli puliti e pettinati; tagli frequenti; docce quotidiane; unghie curate e pulite, denti puliti e alito fresco; camicia pulita ogni giorno; abito e cravatta classici; dalla testa ai piedi, evitare un aspetto trasandato.
Ecco alcuni consigli su come ottenere il massimo rendimento dai soldi spesi in abbigliamento. Se avete la fortuna di disporre di denaro in abbondanza per il guardaroba, allora questi consigli forse non fanno per voi. Ma se siete come molti giovani che stanno mettendo su famiglia, iniziando un nuovo lavoro, una nuova casa e così via, allora questi consigli vi saranno preziosi.
In primo luogo, acquistate con buon senso. Trova uno o due negozi, come le piccole botteghe di abbigliamento maschile, i cui prezzi siano generalmente alla portata del tuo portafoglio e il cui proprietario, o un determinato commesso, ti servirà e ti consiglierà in modo affidabile. Spiega esattamente cosa vuoi fare: cioè, hai solo una certa somma da spendere in vestiti, desideri un look sobrio senza sembrare scialbo, e non c’è alcun bisogno di sembrare “costoso”. Una volta trovato un negozio del genere, resta fedele a loro e loro si prenderanno cura di te. Appena possibile, mettiti in una posizione in cui puoi approfittare dei saldi stagionali. Questo potrebbe significare comprare un completo invernale ad aprile, ma una volta che segui questo programma, potrai avere o più soldi o più vestiti. Finché non potrai permetterti di “sfogarti”, resta su capi più versatili: camicie tutte bianche, calzini tutti scuri, cravatte adattabili.
Se pensi che tua moglie sia brava a comprare e indossare i vestiti (come la maggior parte delle donne), allora segui i suoi consigli sui tuoi abiti. Dopotutto, ti ha sposato perché sei un bel “ragazzo”, quindi perché non lasci che ti aiuti a rimanere tale?
Individua un commesso o un altro amico che ritieni si vesta bene e discuti con lui di abbigliamento e della situazione del guardaroba. Potresti rimanere sorpreso dal numero di uomini che la gente definirebbe “eleganti” e che hanno guardaroba molto ridotti e spendono relativamente poco per i propri vestiti.
Alcuni uomini, pur non essendo realmente daltonici, lo diventano quando si tratta di vestirsi al mattino, Questo è un altro motivo per acquistare abiti e accessori più classici e chiedere l’opinione di tua moglie, dei tuoi amici e del tuo sarto. Anche se non si tratta propriamente di una questione di colore nell’abbigliamento, sarebbe bene precisare qui che, a meno che un uomo non debba indossare calzini bianchi per motivi medici, sta molto meglio con calzini scuri: Molti comprano solo nero, mentre altri si limitano al nero e al marrone scuro.
In secondo luogo, prenditi cura dei vestiti: lucida le scarpe prima e dopo ogni utilizzo, lucidale bene almeno due volte alla settimana, e la lucidatura manterrà la brillantezza. Il lucido preserva le scarpe tanto quanto le fa apparire belle, quindi dureranno più a lungo. Spazzola e appendi un abito non appena te lo togli; una buona spazzola a fili sottili può essere acquistata per 1 dollaro o meno. Fate pulire e stirare i completi con la frequenza richiesta dal tipo di utilizzo che ne fate e dal grado di sudorazione. Tranne che in casi di estrema urgenza, non fate stirare un completo senza lavarlo: lo sporco e il sudore causano ai vestiti tanto danno quanto la normale usura, e l’abitudine di “solo stiratura” è molto antieconomica nel lungo periodo. I completi e le scarpe dureranno più a lungo se vengono lasciati riposare, anche solo per un giorno. Anche se avete solo due completi a stagione, per un totale di quattro completi all’anno, e solo due paia di scarpe, potete indossare un completo “diverso” ogni giorno.
Se dovrete accontentarvi di un guardaroba limitato per un po’, come molti, potrete fare miracoli nel dare l’impressione di variare il vostro abbigliamento grazie al semplice espediente di possedere un assortimento ben scelto di cravatte. Se avete avuto sfortuna con le cravatte (di solito è una perdita di tempo farle lavare), optate per marche economiche, ma comunque attraenti, e sostituitele quando necessario.
Un buon rappresentante ricorda di controllare il proprio aspetto prima di partecipare a qualsiasi attività per l’azienda. Prima di uscire di casa al mattino, si consiglia di guardarsi allo specchio e vedere esattamente ciò che i clienti, i colleghi e le altre persone vedranno durante le attività della giornata.
Il vostro aspetto sarà preso in considerazione nella valutazione che il datore di lavoro farà di voi in qualità di rappresentanti della sua azienda.